|
Chương III
QUẢN LÝ ĐOÀN RA
(Ban hành theo Quyết định số 4632 /2008/QĐ-ĐHQGHN, ngày 25 / 8 /2008
của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội)
Điều 14. Lập kế hoạch đoàn ra
1. Các đơn vị lập kế hoạch cử đoàn đi công tác, học tập ở nước ngoài (đoàn ra) trong kế hoạch ngân sách của năm sau trình ĐHQGHN phê duyệt trước ngày 30 tháng 6 hàng năm. Kế hoạch phải nêu rõ mục tiêu, nội dung, sản phẩm; yêu cầu và số lượng từng đoàn ra; tên đơn vị dự kiến đến công tác, học tập và lý do lựa chọn đơn vị này; nguồn và dự toán kinh phí; các thông tin cần thiết khác.
2. Việc cử cán bộ đi công tác, học tập ở nước ngoài phải đạt được mục tiêu, nội dung đề ra, đảm bảo tính hiệu quả cao về mặt chuyên môn cũng như tài chính.
3. Ban Quan hệ Quốc tế là đầu mối chủ trì, phối hợp với Ban Kế hoạch - Tài chính, Ban Tổ chức - Cán bộ và Văn phòng ĐHQGHN hướng dẫn các đơn vị lập kế hoạch đoàn ra; tổng hợp kế hoạch của các đơn vị trình Giám đốc ĐHQGHN phê duyệt.
Điều 15. Thủ tục xuất cảnh
1. Giám đốc ĐHQGHN quyết định việc cử cán bộ, viên chức, nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên, học sinh của ĐHQGHN đi công tác, học tập ở nước ngoài.
2. Hồ sơ cán bộ, viên chức xin đi công tác, học tập ở nước ngoài gồm:
- Đơn (văn bản giấy và văn bản điện tử có thể đọc được bằng word hoặc write, sau đây gọi tắt là văn bản điện tử) xin đi công tác, học tập ở nước ngoài do thủ trưởng đơn vị ký duyệt, đóng dấu gửi ĐHQGHN;
- Thư mời do tổ chức hay cá nhân trong, ngoài nước hoặc đại sứ quán nước ngoài tại Việt Nam gửi cho đơn vị hoặc đương sự; hoặc do Đại sứ quán Việt Nam ở nước ngoài thông báo phía bạn đồng ý tiếp nhận;
- Xác nhận về tài chính của tổ chức, cá nhân tài trợ chuyến đi;
- Bản chính và bản sao Hợp đồng lao động ký với thủ trưởng đơn vị trực thuộc ĐHQGHN, có thời hạn từ 06 tháng trở lên và có đóng bảo hiểm xã hội (nếu là lao động hợp đồng);
- Đối với cán bộ, viên chức đi công tác, học tập ở nước ngoài bằng nguồn ngân sách nhà nước, nguồn viện trợ, vốn vay hoặc nguồn thu sự nghiệp của đơn vị, hồ sơ phải có thêm giải trình tài chính (dự trù kinh phí, nguồn chi) cho chuyến đi có phê duyệt của thủ trưởng đơn vị và văn bản về việc thủ trưởng đơn vị giao nhiệm vụ và yêu cầu giao nộp sản phẩm sau chuyến công tác.
3. Hồ sơ nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên, học sinh xin đi học tập, nghiên cứu ở nước ngoài gồm:
- Đơn (văn bản giấy và văn bản điện tử) xin đi học tập, nghiên cứu ở nước ngoài do thủ trưởng đơn vị ký duyệt, đóng dấu gửi ĐHQGHN;
- Thư mời hoặc giấy tiếp nhận, xác nhận học bổng của tổ chức, cá nhân trong, ngoài nước;
- Giấy triệu tập đi đào tạo ở nước ngoài của Bộ Giáo dục và Đào tạo đối với nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên, học sinh đi đào tạo ở nước ngoài bằng ngân sách nhà nước.
4. Cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng đi nước ngoài với mục đích thăm thân nhân, khám chữa bệnh, tham quan, du lịch hoặc giải quyết việc riêng (sau đây gọi chung là đi giải quyết việc riêng) trong thời gian làm việc phải làm đơn xin nghỉ công tác và được thủ trưởng đơn vị trực thuộc đồng ý bằng văn bản.
5. Ban Quan hệ Quốc tế là đầu mối tiếp nhận, xử lý hồ sơ xin đi công tác, học tập ở nước ngoài của cán bộ, viên chức, nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên, học sinh. Thời hạn giải quyết là 07 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đủ hồ sơ.
Điều 16. Công tác nước ngoài của Ban Giám đốc ĐHQGHN
1. Ban Quan hệ Quốc tế chịu trách nhiệm chuẩn bị kế hoạch, nội dung và chương trình làm việc chi tiết, tài liệu, thông tin về nội dung, đối tác và nước đến công tác; hoàn thành các thủ tục xuất nhập cảnh; đặt và mua vé máy bay; chuẩn bị quà lưu niệm tặng đối tác; tạm ứng, thanh toán kinh phí cho Ban Giám đốc đi công tác nước ngoài.
2. Văn phòng chịu trách nhiệm thông báo về kế hoạch công tác nước ngoài của Ban Giám đốc; cấp và quyết toán kinh phí liên quan đến chuyến công tác.
3. Các ban chức năng, các đơn vị trực thuộc phối hợp với Ban Quan hệ Quốc tế chuẩn bị tài liệu, nội dung làm việc liên quan đến đơn vị mình và cử nhân sự tham gia đoàn công tác (nếu có yêu cầu).
4. Thời hạn hoàn thành công tác chuẩn bị: 07 ngày trước khi bắt đầu chuyến công tác.
Điều 17. Gia hạn thời gian công tác, học tập ở nước ngoài của cán bộ, viên chức,
nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên, học sinh
1. Giám đốc ĐHQGHN quyết định việc gia hạn thời gian công tác, học tập ở nước ngoài của cán bộ, viên chức, nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên, học sinh. Hồ sơ xin gia hạn gồm:
- Đơn xin gia hạn của đương sự nêu rõ mục đích, lý do, thời gian xin gia hạn (văn bản giấy và văn bản điện tử) kèm theo báo cáo kết quả công tác đến thời điểm xin gia hạn, dự kiến kế hoạch công tác trong thời gian gia hạn có xác nhận của tổ chức/cá nhân mời;
- Văn bản đề nghị hoặc chấp thuận cho gia hạn của tổ chức/cá nhân nước ngoài (kèm theo bản dịch có công chứng, trừ các thứ tiếng Anh, Nga, Pháp);
- Cam kết, xác nhận về trách nhiệm tài chính của tổ chức/cá nhân tài trợ;
- Công văn của đơn vị quản lý nhân sự đề nghị gia hạn;
- Bản sao quyết định cử đi nước ngoài và quyết định gia hạn lần trước đó (nếu có).
2. Đơn vị quản lý nhân sự gửi hồ sơ đề nghị gia hạn đến ĐHQGHN qua Ban Tổ chức - Cán bộ (đối với trường hợp là cán bộ, viên chức) hoặc Ban Chính trị và Công tác Học sinh - Sinh viên (đối với trường hợp là nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên, học sinh).
3. Ban Tổ chức - Cán bộ (đối với trường hợp là cán bộ, viên chức) và Ban Chính trị và Công tác Học sinh - Sinh viên (đối với trường hợp là học sinh, sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh) phối hợp với Ban Quan hệ Quốc tế giải quyết hồ sơ đề nghị gia hạn trình Giám đốc quyết định. Thời gian giải quyết là 07 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đủ hồ sơ.
Điều 18. Báo cáo kết quả công tác, học tập ở nước ngoài
1. Cán bộ, viên chức, nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên, học sinh đi công tác, học tập ở nước ngoài nộp sản phẩm, báo cáo kết quả chuyến đi chậm nhất là 10 ngày sau khi trở về nước. Trường hợp cán bộ, viên chức đi công tác nước ngoài bằng nguồn ngân sách nhà nước, nguồn viện trợ, vốn vay hoặc nguồn thu sự nghiệp của đơn vị phải nộp các sản phẩm:
- Tư liệu bằng hình ảnh (băng video, ảnh chụp) về kiến trúc, cảnh quan nơi đến công tác;
- Báo cáo khoa học/luận văn tốt nghiệp (nếu có), bài giảng, tài liệu, ấn phẩm thuộc nội dung chuyến công tác;
- Báo cáo kinh nghiệm, thế mạnh về các lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu khoa học, quản lý của trường/tổ chức tiếp nhận;
- Các đề xuất, kiến nghị đối với đơn vị, đối với ĐHQGHN để cải tiến, hoàn thiện việc quản lý đào tạo, nghiên cứu khoa học, phương pháp giảng dạy, kiểm tra đánh giá và các vấn đề khác liên quan đến chuyến công tác;
- Báo cáo, sản phẩm trình bày ở dạng văn bản giấy và văn bản điện tử và nộp 02 bộ cho ĐHQGHN (01 bộ lưu tại Ban Quan hệ Quốc tế và 01 bộ lưu tại Trung tâm Thông tin Thư viện để cán bộ, sinh viên tham khảo).
2. Báo cáo kết quả và các sản phẩm là căn cứ để đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, viên chức nói chung và là cơ sở làm thủ tục thanh toán kinh phí của chuyến công tác nói riêng đối với đoàn ra bằng nguồn ngân sách nhà nước, nguồn viện trợ, vốn vay, nguồn thu sự nghiệp của các đơn vị.
Điều 19. Thu nhận cán bộ, viên chức đi nước ngoài về nước
1. Cán bộ, viên chức được cử đi công tác, học tập ở nước ngoài trong thời hạn từ 30 ngày trở lên, khi về nước phải làm thủ tục thu nhận về đơn vị tiếp tục công tác. Hồ sơ đề nghị thu nhận gồm:
- Báo cáo kết quả, sản phẩm thu được từ chuyến đi công tác, học tập ở nước ngoài (như quy định tại Điều 18);
- Bản sao quyết định cử đi nước ngoài, quyết định gia hạn (nếu có);
- Các hồ sơ khác theo yêu cầu của cơ quan cấp học bổng hoặc tài trợ.
2. Hồ sơ đề nghị thu nhận gửi thủ trưởng đơn vị trực thuộc ĐHQGHN có thẩm quyền quản lý cán bộ, viên chức đó chậm nhất là sau 15 ngày kể từ khi về nước.
3. Giám đốc ĐHQGHN quyết định thu nhận thủ trưởng đơn vị trực thuộc.
4. Giám đốc ĐHQGHN ủy quyền cho thủ trưởng đơn vị trực thuộc ký quyết định thu nhận các phó thủ trưởng và cán bộ, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của đơn vị, báo cáo ĐHQGHN (qua Ban Tổ chức Cán bộ).
Điều 20. Hộ chiếu
1. Cán bộ, viên chức có trách nhiệm sử dụng và quản lý hộ chiếu theo quy định hiện hành của Nhà nước.
2. Cán bộ, viên chức đi nước ngoài giải quyết việc riêng được thủ trưởng đơn vị và ĐHQGHN tạo điều kiện về mặt thủ tục để làm hộ chiếu phổ thông nếu có nhu cầu.
|
